Zatrudnianie pracowników w USA i zarządzanie nimi

Znamy aktualne trendy na amerykańskim rynku pracy i pomagamy firmom znaleźć oraz utrzymać najlepsze talenty.

Nasze doświadczenie na rynku pracy w USA pozwala nam doradzać nie tylko w obszarze procesów rekrutacyjnych, ale także w zakresie zarządzania zespołem. Poniżej przedstawiamy kilka najważniejszych kwestii dotyczących zatrudniania i zarządzania pracownikami w Stanach Zjednoczonych.

Podobnie jak wiele innych aspektów prowadzenia działalności gospodarczej w USA, zatrudnianie pracowników różni się od praktyk obowiązujących w Europie. Dobrą wiadomością jest to, że w Stanach Zjednoczonych obszar HR zazwyczaj wiąże się z mniejszym obciążeniem administracyjnym — choć, jak zawsze, istnieją wyjątki w przypadku niektórych branż regulowanych. Większość pracowników zatrudniana jest na zasadzie at-will, co daje pracodawcy dużą swobodę w szybkim zatrudnianiu personelu i rozwiązywaniu umów. Dzięki temu procesy kadrowe w USA są znacznie szybsze i mniej sformalizowane niż w Europie. Ta sama elastyczność działa jednak w obu kierunkach — również pracownicy mogą w każdej chwili zakończyć współpracę. Dlatego dobrą praktyką jest oferowanie warunków zatrudnienia na poziomie co najmniej porównywalnym z konkurencją, aby ograniczyć rotację i dać pracownikom mniej powodów do poszukiwania „lepszych możliwości”.

Zatrudniając pracowników w USA, należy uwzględnić nie tylko wynagrodzenia, ale także dodatkowe koszty związane ze świadczeniami pracowniczymi. W amerykańskim modelu zatrudnienia pakiet świadczeń stanowi istotny element oferty dla pracowników. Do najczęściej spotykanych świadczeń należy składka na pracownicze konto emerytalne, czyli plan 401(k). Równie powszechne jest dofinansowanie ubezpieczenia zdrowotnego, którego wysokość często zależy od pozycji pracownika w strukturze organizacyjnej. W przypadku stanowisk niższego szczebla koszty ubezpieczenia są zazwyczaj dzielone pomiędzy pracodawcę i pracownika. Natomiast na stanowiskach kierowniczych pracodawca najczęściej pokrywa je w całości. Pakiet świadczeń obejmuje również urlop wypoczynkowy oraz dni chorobowe (sick days), które — w przeciwieństwie do wielu krajów europejskich — nie są gwarantowane przez prawo federalne USA. Pracodawcy mogą także oferować dodatkowe, mniej powszechne świadczenia, takie jak wsparcie oszczędzania na edukację dzieci pracowników czy fundusze na studia.

Poziom wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych ma bezpośredni wpływ na konkurencyjność firmy na rynku amerykańskim. Dlatego warto skorzystać ze wsparcia doświadczonych specjalistów, którzy pomogą zaprojektować efektywny model kosztów zatrudnienia.

Dowiedz się więcej o wynagrodzeniach i świadczeniach

Wybór i zatrudnianie pracowników w USA

What are the steps you need to take before hiring your first employee?

W pierwszej kolejności upewnij się, że posiadasz numer identyfikacyjny pracodawcy (Employer Identification Number, EIN). Następnie należy wypełnić formularze dotyczące kilku różnych rodzajów podatków:

Zaliczki na federalny podatek dochodowy

Za pomocą formularza W-4 każdy pracownik zgłasza informacje do federalnych organów podatkowych i określa wysokość zaliczki na podatek dochodowy, która będzie potrącana z jego wynagrodzenia. Kwota ta zależy m.in. od wysokości wynagrodzenia, liczby członków rodziny pozostających na utrzymaniu, stanu cywilnego oraz innych indywidualnych okoliczności.

Zestawienie wynagrodzeń i podatków federalnych

Using a W-2 form, an employee will state the amount of federal tax withholding they paid last year. An employer will then be able to determine the amount of advance payments for the current year.

Podatki stanowe

Each state has its own employment requirements, but it is always required to register to pay taxes and obtain a tax ID number. The overall tax amount and its frequency is calculated based on the amount that you are required to pay for employee salaries. For example, mid-size companies usually pay their taxes on a quarterly basis.

Należy również uwzględnić wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji podatkowej. W Stanach Zjednoczonych zaleca się jej archiwizację przez co najmniej sześć lat, przy czym w niektórych branżach okres ten może być dłuższy.

How do you find the right employee?

Zatrudnianie pracowników w Stanach Zjednoczonych — a tym bardziej znalezienie odpowiednich kandydatów — nie jest łatwym zadaniem. Dobrym początkiem jest zawsze jasne określenie wymaganych kompetencji na dane stanowisko oraz oczekiwań wobec przyszłego pracownika. Sam proces rekrutacji można prowadzić za pośrednictwem profesjonalnych portali z ofertami pracy, takich jak Craigslist, LinkedIn czy Indeed.

Nowych pracowników można również pozyskiwać dzięki rekomendacjom obecnego zespołu. W ramach tzw. programów poleceń pracownicy otrzymują wynagrodzenie finansowe za wskazanie kandydatów. Jeżeli polecona osoba zostanie zatrudniona i przepracuje w firmie określony czas, pracownik otrzymuje przewidzianą nagrodę za polecenie.

Gdy w trakcie rekrutacji pojawią się interesujący kandydaci, zazwyczaj kolejnym krokiem jest rozmowa kwalifikacyjna. Przed ostatecznym zatrudnieniem w Stanach Zjednoczonych powszechną praktyką jest tzw. background check, czyli weryfikacja kandydata w federalnych i stanowych bazach danych.
Celem tego procesu jest potwierdzenie rzetelności i wiarygodności kandydata. Nie należy lekceważyć tego etapu, ponieważ ma on kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa pracowników, klientów i samej firmy. W niektórych sektorach biznesowych ten krok jest obowiązkowy. Podobnie, w wybranych branżach konieczne jest posiadanie odpowiednich certyfikatów zawodowych lub przedstawienie negatywnego wyniku testu na obecność narkotyków.

Ponadto pracodawca ma również obowiązek zweryfikować, czy kandydat jest uprawniony do legalnej pracy w Stanach Zjednoczonych. Spełnienie tego wymogu nie jest skomplikowane i zazwyczaj ogranicza się do wypełnienia formularza I-9 (Employment Eligibility Verification).

Skorzystaj z naszego wsparcia w procesie rekrutacji

Ubezpieczenia, zarządzanie pracownikami i HR w USA

Pracodawcy są także zobowiązani do zapewnienia pracownikom ubezpieczenia pracowniczego (workers’ compensation), które obejmuje zdarzenia takie jak uraz lub choroba związana z wykonywaną pracą. Warunki takiego ubezpieczenia różnią się w zależności od stanu. Oprócz tego powszechnie stosowane są ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej oraz odpowiedzialności zawodowej. Warto przy tym pamiętać, że niektórzy klienci mogą wymagać określonych limitów ochrony. W obszarze ubezpieczeń związanych z zatrudnieniem dostępnych jest wiele rozwiązań, które mogą okazać się korzystne i warte rozważenia.

Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie pracownikami, ubezpieczenia oraz obszar HR mają kluczowe znaczenie dla stabilnego funkcjonowania firmy w Stanach Zjednoczonych. Oznacza to konieczność wdrożenia odpowiednich procesów kadrowych oraz właściwego uregulowania kwestii umów o pracę. W dłuższej perspektywie dobrze zaprojektowane procedury pozwalają zaoszczędzić czas i ograniczyć koszty. Doświadczeni menedżerowie HR lub zewnętrzni specjaliści mogą pomóc w zapobieganiu i minimalizowaniu trudnych sytuacji kadrowych, takich jak wrażliwa komunikacja z pracownikami — w tym rozwiązanie stosunku pracy, rozliczanie nadgodzin czy ustalanie poziomu świadczeń pracowniczych. Wsparcie ekspertów pozwala również ograniczyć ryzyko sporów prawnych inicjowanych przez byłych pracowników, które w USA — w zależności od branży — są dość powszechne.

Mając na uwadze potencjalne kwestie prawne, oferujemy naszym klientom konsultacje oraz współpracujemy z ekspertami, którzy pomogą w przygotowaniu umów o pracę, obsłudze szkód wyrządzonych przez pracowników oraz w procesie rozwiązania umowy o pracę. Choć zarządzanie i zatrudnianie pracowników w Stanach Zjednoczonych może wydawać się wymagające, w dłuższej perspektywie wiele tych procesów da się skutecznie zautomatyzować, co sprawia, że są one często prostsze niż w Europie.

Payroll

W Stanach Zjednoczonych wynagrodzenia są zazwyczaj wypłacane co dwa tygodnie, a ręczne przetwarzanie płac — mimo że czasochłonne i kosztowne — wciąż jest dość powszechną praktyką. Dlatego warto skorzystać z wyspecjalizowanych usług HR, które pozwalają w pełni zautomatyzować ten proces. Obejmują one m.in. monitorowanie przepracowanych godzin, obliczanie podatków, zarządzanie ubezpieczeniami oraz świadczeniami pracowniczymi, a także realizację wypłat — w formie czeków lub przelewów elektronicznych. Wszystkie te działania możemy zapewnić w ramach naszych usług księgowych.