Sezon podatkowy zbliża się wielkimi krokami, a wiele firm na początku roku zaczyna analizować swoje obowiązki podatkowe. Jednym z największych wyzwań dla zagranicznych przedsiębiorstw wchodzących na rynek amerykański jest amerykański sales tax. Dlaczego? Ponieważ przepisy dotyczące tego podatku znacząco różnią się między poszczególnymi stanami.

Pierwotnie sales tax w USA dotyczył sprzedaży dóbr materialnych w jednej, fizycznej lokalizacji. Jednak wraz z rozwojem e-commerce, oprogramowania i usług cyfrowych przepisy stanowe zaczęły się zmieniać — każdy stan zaczął regulować sales tax na własnych zasadach.

Dziś w USA funkcjonuje 45 różnych systemów sales tax, a pięć stanów określanych skrótem NOMAD — Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire i Oregon — w ogóle nie pobiera tego podatku.

Nie ma jednego uniwersalnego systemu sales tax

Prawdziwe wyzwanie zaczyna się wtedy, gdy różnice pojawiają się nie tylko między stanami, ale także w ich obrębie. Hrabstwa, miasta, a nawet specjalne okręgi mogą nakładać dodatkowe lokalne stawki sales tax. W efekcie końcowe obciążenie podatkowe może się znacząco różnić w zależności od miejsca sprzedaży.

Stawki sales tax zazwyczaj są jednocyfrowe, ale w niektórych jurysdykcjach, takich jak Luizjana, część południowej Kalifornii czy Chicago, mogą przekraczać 10%. W wielu stanach niektóre towary lub usługi są zwolnione z tego podatku, jednak zakres tych zwolnień różni się w zależności od lokalnych przepisów. To, co w jednym stanie uznawane jest za usługę podlegającą opodatkowaniu, w innym — nawet tuż za granicą stanu — może być traktowane zupełnie inaczej.

Szczególnie dużym wyzwaniem dla firm międzynarodowych jest opodatkowanie usług typu Software-as-a-Service (SaaS). Zasady opodatkowania SaaS znacząco się różnią i często zależą od stanu, charakteru oprogramowania oraz tego, czy klientem jest firma czy osoba prywatna.

Rejestracja w Delaware nie musi oznaczać zwolnienia z sales tax

Sales tax należy naliczać i pobierać w każdym stanie, w którym firma posiada tzw. physical nexus, czyli fizyczną obecność, np. biuro, pracowników lub nawet magazyn prowadzony przez podmiot trzeci.

Jeśli twoje jedyne biuro znajduje się w Delaware, możesz początkowo uniknąć obowiązku pobierania sales tax, ponieważ stan ten nie nakłada tego podatku. Sytuacja zmienia się jednak, kiedy pojawia się economic nexus, o którym decyduje wartość lub liczba transakcji realizowanych na terenie danego stanu.

Jeśli twoja firma z siedzibą w Delaware osiągnie 100 000 USD przychodu w New Jersey lub wystawi ponad 200 faktur dla klientów z tego stanu w ciągu roku kalendarzowego, musi zarejestrować się na potrzeby sales tax, naliczać ten podatek od wszystkich podlegających mu transakcji, odprowadzać go oraz składać regularne deklaracje. Każdy stan definiuje economic nexus inaczej, co dodatkowo komplikuje kwestie związane z rozliczaniem podatku.

Czy istnieją zwolnienia z sales tax?

Tak, ale w mniejszym zakresie niż spodziewa się wielu europejskich przedsiębiorców. W przeciwieństwie do VAT w UE zwolnienia z sales tax w USA dotyczą zazwyczaj wyłącznie transakcji odsprzedaży. Aby z nich skorzystać, należy przekazać dostawcy odpowiedni certyfikat zwolnienia.

Inne zwolnienia mogą mieć zastosowanie przy sprzedaży na rzecz instytucji publicznych, placówek edukacyjnych i religijnych oraz organizacji non-profit. Podlegają one jednak ścisłym zasadom i wymagają przedstawienia przez klienta certyfikatu potwierdzającego prawo do zwolnienia.

Dlaczego warto współpracować z CPA w zakresie sales tax

Rozliczanie sales tax staje się szczególnie złożone w przypadku firm działających w wielu stanach lub prowadzących sprzedaż na dużą skalę. W praktyce spełnienie wszystkich wymogów bez specjalistycznych narzędzi, takich jak Avalara, TaxJar czy Stripe Tax, jest niemal niemożliwe.

Nawet korzystając z tego typu oprogramowania, nadal potrzebujesz wsparcia CPA (Certified Public Accountant), czyli licencjonowanego specjalisty ds. księgowości i podatków w USA. Taki ekspert pomoże m.in. w klasyfikacji produktów, rejestracji w różnych jurysdykcjach oraz składaniu deklaracji podatkowych. Aby skutecznie poruszać się w gąszczu amerykańskich przepisów dotyczących sales tax, warto współpracować z doświadczonym CPA.